La quantité de fichiers et dossiers stockés sur les disques durs de nos ordinateurs devient rapidement impressionnante, et dans un contexte professionnel il devient difficile de localiser rapidement l’information nécessaire en ordonnant ses fichiers de manière rationnelle.  Le désordre étant un ennemi de la productivité, nous vous livrons une méthode d’organisation efficace
Notre méthode est une variation de celle décrite dans le livre de Gina Trapani « upgrade your life ».

Nous l’utilisons sous Windows Vista, mais ça marche aussi sous Linux et Mac OS X.

Organiser Mes Documents-Principes de Base

Le principe est de limiter le nombre de dossiers dès la racine, car on sait que notre petit cerveau ne peut mémoriser que 6 à 9 éléments.

Dans Documents (ou Mes Documents selon votre version de Windows), placez uniquement ces 7 dossiers : BAK, WRK, DOC, TMP, MEDIA, SCRIPTS, CODE.

1- BAK : le dossier de sauvegardes qui pourra contenir les backups important (carnets d’adresse, sauvegarde de site etc.)
Sauvegardez régulièrement vos données, mettez en place des scripts de dump des bases de données de vos sites. En cas d’attaque, vous devriez être capable de restaurer un site web en moins de trente minutes.
Un de mes amis a passé un un week end complet pour réparer les farces d’un hacker et remettre son site en ligne et ça ne l’a pas fait rire! Avec une procédure simple, il est aujourd’hui capable d’opérer un effacement complet et une restauration de son site en moins d’une demi heure.
Placez dans ce dossier vos marques pages, vos infos de contacts, une copie de votre fichier client (la plupart des logiciels de facturation devis et CRM permettent une sauvegarde complète).
Copiez y également votre correspondance : le crash de Gmail de février 2009 a donné quelques sueurs froides à des millions d’utilisateurs dont pas mal
de professionnels qui faisaient une confiance aveugle à leur webmail favori.

2 – WRK : pour tout ce qui concerne votre activité professionelle
C’est le répertoire dont la structure doit être la plus rationelle car elle conditionne votre efficacité professionnelle. j’y reviendrai plus bas.

3 – DOC : les eboook, la documentation, les capture de pages web, bref toute la documentation de référence à laquelle vous avez besoin d’accéder régulièrement.

4 – TMP : un dossier pour tous les fichiers que vous n’avez pas encore classés. C’est dans ce dossier que vous placez vos fichiers téléchargés par le navgateur afin de les classer ensuite.
5 – MEDIA : pour vos images, musique , clips et films.
Si votre ordinateur fait double emploi, personnel et professionnel, scindez le en deux sous repertoires: PRO et PERSO
Vous placerez dans PRO vos images acquises sur flickr, getty images, veer ou shutterstock, les vecteurs, vos photographies professionnelles et vos créations graphiques.

6- SCRIPTS: toutes les sources d’applications que vous utilisez régulièrement : les sources de CMS, les bibliothèques javascript, votre framework
PHP favori, ce qui vous évitera de les télécharger à chaque fois que vous en avez besoin.
7- CODE: Vous placerez dans ce dossier vos apllications en développement, au besoins classées en fonction des langages employés : PY pour python,ROR pour ruby on rails ,JS pour javascript ,C++, PHP etc.

Gérer Efficacement son Dossier de Travail

Revenons sur WRK.
On y trouve un nombre très limité de sous dossiers :
BLOG : le dossier relatif au blog de providenz, avec un dossier pour chaque post.
PERSO : je place ici mon travail personnel, les designs que je pourrai éventuellement présenter, des essais et des éléments que je pourrai réutiliser.
SOCIETE: remplacez par le nom commercial de votre activité, nous c’est providenz; vous placez là dedans les fichiers relatifs à votre activité, déclarations, correspondance et.
PRJ: un gros dossier; il contient les projets en cours, organisés tout simplement par nom de clients puis par le nom du projet sur ce modèle : WRK/PRJ/client/projet

WRK/PRJ/dupont/

WRK/PRJ/dupont/dupont.com

WRK/PRJ/dupont/logo

WRK/PRJ/dupont/newsletter

WRK/PRJ/dupont/ERP

WRK/PRJ/martin/etc.

Organiser ses projets de webdesign

Quand un projet est achevé et que la recette est effectuée, j’ajoute une T majuscule(pour terminé) en début de nom
Chaque projet est ensuite organisé en 6 dossiers: DESIGN, INPUT, CONTENU,ADM,BIZ,PLAN

DESIGN: comme son nom l’indique, les créations du graphiste?

INPUT: expression de besoin, cahier desc charges, eventuellments textes et images fournis par le client

CONTENU: les textes, photos, etc que vous aurez collectés et rédigés

LIVRABLES: Chartes graphique, brief creatif,plan projet,templates, etude de marché et de la concurrence,wireframes,

SVN: le dossier subversion qui accueille le suivi de version du site (version de travail dans le htdoc de XAMPP)
(Subversion, comme git, mercurial et CVS est sun système de suivi de version qui permet le travail incrémental collaboratif sur un projet de développement et le suivi les modifications)
ADM: Les document d’administration du site.Code d’accès, ftp, mentions légales, CNIL, mode d’emploi et formation pour le client.
BIZ L’aspect business du projet: devis,facture,contrat.
PLAN La planification du projet et les indicateurs e pilotages : état d’avancement, validation par le client, recette etc.

Une Astuce pour gagner du Temps

Vos sous dossiers se remplissent rapidement, et il faut parfois scroller longtemps avant d’arriver sur votre dossier de travail courant.Un simple underscore devant un nom de dossier (e.g. _Dupont) permet de le faire remonter en tête de liste. Cette astuce provient de chez yongfook .

J’espère que ces quelques astuces vous aideront. Adaptez le en fonction de vos besoins et habitudes, l’essentiel étant de rester simple et structuré afin d’éviter le syndrome du fourre-tout peu propice à l’efficacité